Administrar usuarios

Mediante esta funcionalidad podrás agregar, editar y/o eliminar Usuarios que accedan a la aplicación.

Las operaciones que se describen a continuación se efectuarán dentro de la opción Usuarios del menú Configuraciones dentro del panel lateral. La ventana del área de trabajo es la siguiente.

Al ingresar el sistema desplegará una relación de los Usuarios registrados que están accediendo a la herramienta Tralix™ Enlace B2B™. Esta información corresponda al Usuario, el Nombre, Apellidos¸ Email y el Estatus que guarda en el sistema.

La ventana de trabajo del menú de Usuarios cuenta con los botones que permiten realizar diferentes acciones, ya sea Agregar, Editar, Eliminar y Buscar. Estas acciones se describirán en los temas subsecuentes.

Matriz de Roles y Accesos

La siguiente tabla muestra los Roles y Permisos a los que pueden acceder los usuarios. 

Buscar un usuario

1. Haz clic en la flecha de lista desplegable del botón Búsqueda por:. El sistema desplegará las siguientes opciones.

2. Marca la casilla de selección si deseas realizar la búsqueda por Usuario o Nombre o ambas. Coloca el cursor en el cuadro de texto y anota el usuario o nombre que desees localizar.

3. Haz clic en el botón Buscaro presiona la tecla Enter. El sistema desplegará el resultado de la búsqueda en la ventana de trabajo de Usuarios, indicando en la parte inferior los usuarios encontrados.

Agregar un usuario

1. Haz clic el botón Agregar. El sistema desplegará la siguiente ventana solicitando los datos del Usuario que se agregará.

Advertencia: Los usuarios que crees tendrán acceso a todos los CFDI, por lo que debes ser cuidadoso sobre a quién le proporcionas este acceso. En el tema Matriz de Roles y Accesos se describen los niveles de permisos.

2. Coloca el cursor en el campo Usuario y anota el nombre que tendrá el usuario que estás registrando.

Nota: La información registrada en el campo Usuario debe cumplir con las siguientes reglas:

- Estar formado por letras, números, puede incluir el punto (.) y el guion bajo (_) mientras no estén consecutivos.
- Longitud mínima, 5 caracteres; longitud máxima, 30.

Al nuevo usuario le llegará una notificación por email con los pasos para activar su cuenta. Es importante que la dirección electrónica de las Notificaciones de Enlace B2B™ sea agregada como correo seguro en el servidor de correo correspondiente o el buzón personal.

3. Coloca el cursor en el campo Nombre y anota el nombre del usuario. Coloca el cursor en el campo Apellidos y anota los apellidos del usuario.

4. Coloca el cursor en el campo Email y anota el correo electrónico del usuario.

5. Haz clic en la flecha del cuadro de lista desplegable del campo Rol. El sistema desplegará las siguientes opciones.

6. Selecciona el rol que tendrá el usuario que estás agregando sobre las empresas que tienes registradas.

Advertencia: Debes asegurarte que el Rol que asignarás sea el correcto, ya podrá acceder o no a información confidencial. Para tal efecto revisa los Roles y permisos existentes en el Matriz de Roles y Accesos.

7. Haz clic en el enlace Aviso de Privacidad sobre el uso de la información. El sistema desplegará la ventana correspondiente. Sólo se muestra un fragmento.

8. Haz clic en el botón Cerrarde la ventana del Aviso de Privacidad. El sistema regresará a la ventana de Nuevo Usuario.

9. Selecciona la Empresa a la que estará enviado los CFDI el usuario que estás registrando, el sistema lo sombreará.

Nota: Los botones que se encuentran en medio de las dos columnas tienen las siguientes funciones.
Agregar todos los elementos.
Agregar todos los elementos.
Agregar el elemento seleccionado.
Remover el elemento seleccionado.
Remover todos los elementos.

10. Haz clic en el botón Agregar elemento en caso de que la Empresa no se encuentre en la ventana derecha. El sistema agregará al panel derecho la Empresa seleccionada.

11. Selecciona la o las Empresas del panel derecho, en caso de que haya, a las que el Usuario no enviará CFDI.

12. Haz clic en el botón Remover elemento . El sistema enviará al panel izquierdo la Empresa seleccionada, como se muestra en la siguiente ventana.

13. Haz clic en el botón Divisiones. Este botón se presentará cuando las Empresas tengan creadas Divisiones. El sistema desplegará la siguiente ventana con las Divisiones de la Empresa seleccionada, y por omisión estará seleccionado el botón de opción Acceso a matriz y TODAS las divisiones. Tanto las Divisiones como los botones de Agregar o Eliminar elementos estarán atenuados.

14. Haz clic en el botón de opción Acceso a ALGUNAS divisiones. El sistema habilitará las Divisiones del panel izquierdo y los botones de Agregar o Eliminar elementos para su utilización.

15. Selecciona la División o Divisiones que están en el panel derecho de la ventana a las que accederá el Usuario. Haz clic en el botón Agregar elemento . El sistema enviará al panel derecho la División o Divisiones seleccionadas, como muestra el ejemplo de la ventana siguiente.

Nota: También podrás asignar la División o Divisiones seleccionadas arrastrando y luego soltándolas en el panel de la derecha. El sistema mostrará el siguiente mensaje mientras se efectúa esta acción.

16. Haz clic en el botón Cancelar en caso de que no desees asignar Divisiones. Haz clic en el botón Aceptar en caso de que estés de acuerdo con la selección efectuada. En ambos casos el sistema regresará a la ventana de Nuevo Usuario.

17. Haz clic en el botón Cancelar para cancelar el alta del Usuario. El sistema regresará a la ventana de trabajo de Usuario sin cambio alguno.

18. Haz clic en el botón Guardar para dar de alta al Usuario con los criterios seleccionados. El sistema regresará a la ventana de trabajo de Usuarios mostrando la información del Usuario que acabas de registrar, sólo que en la columna de estatus aparecerá como Inactivo. Este estatus cambiará a Activo cuando el usuario ingrese al sistema.

Nota: Al nuevo usuario le llegará una notificación por email con los pasos para activar su cuenta. Si no llega la notificación por email al usuario que diste de alta, comprueba que hayas escrito correctamente su dirección de correo electrónico y solicitar al usuario que verifique su bandeja de correo no deseado.

19. La siguiente ventana muestra el mensaje de correo que le llega al usuario que acabas de registrar.

20. El nuevo usuario debe hacer clic en el botón Entrar a mi cuenta. Se le desplegará la ventana de registro de contraseña. Deberá teclear la contraseña y la confirmación correspondiente.

Nota: Al momento en que el usuario ingresa al sistema, cambiará su estatus a Activo.

En la siguiente ventana se muestra el acceso al que tiene el usuario que acabas de registrar. Como puede observarse, no tiene acceso a la opción de Usuarios del menú Configuración en el panel lateral.

Editar un Usuario

1. Selecciona al usuario al que requieres editar su información.

2. Haz clic en el botónEditar. El sistema desplegará la siguiente ventana de Edición de Usuario correspondiente a la selección hecha.

Nota: sólo podrás editar la información correspondiente al Nombre, Apellidos, correo electrónico, Rol y las Empresas/Divisiones.

3. Realiza los cambios necesarios. Haz clic en el botón Guardar para conservar los cambios efectuados. Haz clic en el botón Cancelar para omitir los cambios realizados. En ambos casos el sistema regresará a la ventana de trabajo de Usuario.

Eliminar un Usuario

1. Selecciona al usuario al deseas que eliminar. El sistema sombreará el renglón correspondiente.

2. Haz clic en el botónEliminar . El sistema desplegará el siguiente mensaje de confirmación.

3. Haz clic en el botón Si para eliminar al Usuario seleccionado. El sistema regresará a la ventana de trabajo de Usuario mostrando que se ha eliminado al Usuario.

Nota: Sólo podrás eliminar un Usuario a la vez.

Advertencia: al confirmar la eliminación, el usuario elegido será borrado y perderá el derecho de acceder a la aplicación y a toda la información contenida en la misma.

4. Haz clic en el botón No para indicar que no deseas eliminar al usuario. El sistema regresará a la ventana de trabajo de Usuario.