4.- Cómo gestionar los CFDI's

En este capítulo se muestran las acciones concernientes a la administración de los CFDI's, como son las consultas, bajas, archivos fuente, ligas a Socios Comerciales que emiten o reciben CFDI's, estado e información de folios.

Cómo gestionar los CFDI Expedidos
Cómo gestionar los Comprobantes de Prueba
Cómo gestionar los Archivos Fuente
Cómo trabajar con los Reportes Mensuales
Cómo trabajar con los Reportes de Archivos Fuente
Cómo trabajar con los Folios Pendientes
Pendientes de Cancelación
Cómo trabajar con Conciliación
Reporte CFDIs
Cómo gestionar los CFDI Historicos

Cómo gestionar los CFDI Expedidos

En esta opción del menú se muestran los CFDI que tu empresa ha expedido hacia tus Socios Comerciales.

Al ingresar a esta opción el sistema muestra la siguiente pantalla, la cual se divide en Opciones de Búsqueda y Listado de CFDI.

Como buscar un CFDI expedido

1. Anota en el campo UUID, los primero 4 caracteres del UUID que se desea encontrar el o los CFDI si quieres efectuar la búsqueda bajo este criterio.

2. Elige del cuadro de lista desplegable Buscar por, el criterio de búsqueda por RFC o nombre del Socio Comercial y anota en el campo correspondiente este dato. Podrás ingresar sólo una parte del texto y se listarán todas las coincidencias con dicha entrada.

3. Haz clic en la flecha del cuadro de lista desplegable del campo Serie y selecciona una de las series disponibles para la Empresa o Sucursal en la que se está trabajando.

4. Marca la opción de Ordenar por para que el resultado de la búsqueda se ordene por los criterios de Fecha (en que se expidió el CFD), Serie/Folio o Socio Comercial.

5. Haz clic en la opción Búsqueda Avanzada para hacer una búsqueda especializada. El sistema desplegará otros campos para hacer la búsqueda más precisa.

6. Anota en el campo Folio Inicial el número de folio de inicio, si es que deseas hacer la búsqueda por un rango de folios.

7. Anota en el campo Folio Final el número de folio de término, si es que deseas hacer la búsqueda por un rango de folios.

8. Anota en el campo Fecha Inicial la fecha de inicio del rango en el que deseas hacer la búsqueda.

9. Anota en el campo Fecha Final la fecha de término del rango en el que deseas hacer la búsqueda.

10. Selecciona del cuadro de lista desplegable del campo Estado, el estado en el que se encuentre el CFDI. Los posibles estados en que puede estar un CFDI son:

ALMACENADO: Una vez que se generó un CFDI se almacena en la base de datos y mantiene este estado hasta que se envíe por algún método.
ENVIANDO: Está en proceso el envío.
ENVIADO: Se entregó exitosamente.
CANCELADO: Se canceló.
ERROR_ENVIO: No se pudo entregar.

11. Selecciona del cuadro de lista desplegable del campo Estatus Fiscal, son los distintos estados de cancelación en que puede estar un CFDI:

VIGENTE
VIGENTE: CON ACEPTACIÓN
VIGENTE: SIN ACEPTACIÓN
VIGENTE: NO CANCELABLE
EN PROCESO
PLAZO VENCIDO
CANCELADO CON ACEPTACIÓN
CANCELADO SIN ACEPTACIÓN

12. Haz clic en el botón Buscar. El sistema presentará en la sección Listado de CFDI aquellos que cumplan con los criterios de búsqueda que seleccionaste. O en su defecto haz clic en el botón Restablecer para limpiar los criterios de búsqueda.

13. Dentro de Listado de CFDI, se mostrarán la siguientes columnas:

Fecha: Fecha de expedición del comprobante.
Serie/Folio: Número de serie y folio de control interno que se asigna al comprobante.
Socio Comercial: Es la clave de Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del receptor del comprobante.
Estado:
Estatus Fiscal:
Impresión:
Descargar:

Si no se ha llenado ningún campo y haces clic en el botón Buscar, aparecerán todos los CFDI que han sido expedidos, ordenados por el campo fecha. En la parte inferior del listado, se podrá seleccionar el número de registros que se desea que se muestren por página (15, 25, 50 o 100).

El Listado de CFDI muestra los CFDI que han sido expedidos, desplegando las columnas: Fecha, Serie/Folio, Socio Comercial, Estado, Estatus Fiscal, Impresión y Descargar. La columna Descargar permite guardar en su disco duro (local) una copia de un CFDI en particular, ya sea en formato XML y/o PDF

Como agregar/modificar un método de envío

Haz clic en el enlace del RFC del la columna Socio Comercial que corresponda al CFDI cuyo método de envío deseas agregar o modificar. El sistema desplegará la pantalla de Método de Envío para ese Socio Comercial.
Realiza las acciones sobre Cómo agregar un Método de Envío descritas en el apartado Cómo configurar el modo de envío de CFDI's del tema Cómo administrar Socios Comerciales.

Cómo trabajar con los CFDI

Haz clic en el botón del renglón correspondiente al CFDI, para descargar el archivo XML. El sistema mostrará la descaga respectiva.
Haz clic en el botón del renglón correspondiente al CFDI, para descargar el archivo PDF. El sistema mostrará la descaga respectiva.

Los CFDI de que podrás ver o descargar el PDF, son aquéllos que tienen una plantilla de impresión asignada previamente; en caso contrario, el botón del PDF se mostrará en color gris (deshabilitado). Los botones de XML y PDF se mostrarán en color gris cuando los CFDi tengan estado Cancelado. No podrás realizar ninguna acción una vez cancelado ya que la casilla de verificación no se mostrará en este caso.

También podrás hacer clic en el botón Descargar para descargar los archivos XML y PDF, pero debes tener marcada la casilla correspondiente al CFDI cuya información deseas descargar. El sistema mostrará el siguiente mensaje de confirmación. Donde debes elegir el tipo de archivo para descargar.

En caso de seleccionar todos los registros de la página para descargar, sólo se descargarán los de la página activa.
Haz clic en la casilla de selección del CFDI emitido y que deseas Cancelar.
Haz clic en el botón Cancelar. El sistema mostrará el siguiente mensaje de confirmación.
Haz clic en el botón Aceptar. El sistema regresará a la pantalla de Listado de CFDI notificando la acción de cancelación y cambiará el Estado del CFDI a Cancelado, la casilla de selección desaparecerá y los botones de los archivos se mostrarán en tono gris .

Al Cancelar un CFDI estás eliminando la información relacionada con los comprobantes a cancelar. Sin embargo, no se elimina el comprobante, y su serie y folio siguen asignados, pero podrás volver a usar el folio del mismo.
Marca la casilla de selección correspondiente al CFDI que deseas Reenviar.
Reenviar un CFDI a un Socio Comercial significa que el CFDI se enviará nuevamente por los métodos de envío prestablecidos en el menú de Socios Comerciales.
Haz clic en el botón Reenviar. El sistema mostrará el siguiente mensaje de confirmación.
Haz clic en el botón Aceptar. El sistema regresará a la pantalla del Listado de CFDI mostrando el aviso siguiente.
Marca la casilla de selección correspondiente al CFDI que deseas Reimprimir.
Reimprimir un CFDI a un Socio Comercial significa que dicho CFDI se imprimirá otra vez con la impresora que tenga configurada para la sucursal.
Haz clic en el botón Reimprimir. El sistema mostrará el siguiente mensaje de confirmación.
Haz clic en el botón Aceptar. El sistema regresará a la pantalla del Listado de CFDI mostrando el aviso siguiente.

La opción Eliminar sólo aplica para empresas en esquema CFDI. Eliminar significa que se borra de forma permanente el comprobante, dejando el folio/serie correspondientes disponibles. No se podrán eliminar los CFDI que hayan sido registrados en el reporte mensual para el SAT.

Cómo gestionar los Comprobantes de Prueba

En esta opción del menú se muestran los Comprobantes que has creado para realizar las pruebas.

Al ingresar a esta opción el sistema muestra la siguiente pantalla, la cual se divide en Opciones de Búsqueda y Listado de Comprobantes de Prueba.

Como buscar un CFDI de Prueba

Anota en el campo Fecha Inicial la fecha de inicio del rango en el que deseas hacer la búsqueda.
Anota en el campo Fecha Final la fecha de término del rango en el que deseas hacer la búsqueda.
Selecciona del cuadro de lista desplegable del campo Tipo de Comprobante, el tipo que hayas generado para realizar pruebas.
Haz clic en el botón Buscar. El sistema presentará en la sección Listado de Comprobantes de Prueba aquellos que cumplan con los criterios de búsqueda que seleccionaste. O en su defecto haz clic en el botón Restablecer para limpiar los criterios de búsqueda.

Si no se ha llenado ningún campo y haces clic en el botón Buscar, aparecerán todos los Comprobantes de Prueba que han sido registrados, ordenados por el campo fecha. En la parte inferior del listado, se podrá seleccionar el número de registros que se desea que se muestren por página (15, 25, 50 o 100).

Cómo trabajar con los Comprobantes de Prueba

Haz clic en el botón del renglón correspondiente al Comprobante de prueba, para descargar el archivo XML. El sistema mostrará la descarga respectiva.

Haz clic en el botón del renglón correspondiente al Comprobante de prueba, para descargar el archivo PDF. El sistema mostrará la descarga respectiva.

Cómo gestionar los Archivos Fuente

Este opción del submenú muestra un listado de los archivos origen provenientes del ERP o sistema contable, a partir de los cuales será generado el CFDI en formato XML. La principal utilidad de esta opción es indicar cuando un archivo fuente tiene un error, y al indicar que existe un error, le permite realizar las modificaciones para hacer un archivo fuente válido y que pueda generar el CFDI correspondiente.

Al ingresar a esta opción el sistema mostrará la siguiente pantalla con los archivos que se han recibido hasta el momento de la consulta.

Como buscar un Archivo Fuente

Anota en el campo Nombre, el nombre del Archivo Fuente. Podrás ingresar sólo una parte del texto y se listarán todas las coincidencias con dicha entrada.
Anota en el campo Fecha Inicial la fecha de inicio del rango en el que deseas hacer la búsqueda.
Anota en el campo Fecha Final la fecha de término del rango en el que deseas hacer la búsqueda.
Selecciona del cuadro de lista desplegable del campo Estado, el el estado en el que se encuentre el Archivo Fuente. Los posibles estados en que puede estar un Archivo Fuente son:
- GENERADO: El archivo fuente generó de forma correcta un CFDI.
- NUEVO: El archivo fuente acaba de ser recibido en XSA.
- GENERANDO: Un CFDI está siendo construido a partir del archivo fuente..
- ERROR: El archivo fuente no ha podido generar un CFDI.
Haz clic en el botón Buscar. El sistema presentará en la sección Descarga de Archivos Fuente aquellos que cumplan con los criterios de búsqueda que seleccionaste. O en su defecto haz clic en el botón Restablecer para limpiar los criterios de búsqueda.
Elige el Archivo Fuente que desees y cuyo estado sea ERROR y haz clic en el enlace ERROR. El sistema mostrará la ventana adicional de Errores de procesamiento de éste archivo fuente donde se da una explicación técnica del error por el cual no se generó el CFDI

Los posibles errores se dividirán en secciones de forma que proporcionen mayor información sobre el origen del error: Errores de procesamiento, Errores de generación y Errores de timbrado.
Marca la casilla de selección del Archivo Fuente que desees eliminar.
Haz clic en el botón Eliminar. El sistema mostrará el siguiente mensaje de confirmación..
Haz clic en el botón Aceptar. El sistema regresará a la pantalla de Descarga de Archivos Fuente mostrando que se ha eliminado el archivo fuente.
Si haces clic en el botón Eliminar Todo, eliminarás todos los archivos fuente existentes.

Cómo trabajar con los Reportes Mensuales

Esta opción de submenú aplica únicamente para las empresas que trabajan en esquema CFDi, y muestra los reportes mensuales de uso de folios para que sean entregados al SAT mediante su sistema SICOFI.

Al ingresar a esta opción, el sistema mostrará la pantalla de Listado de Reportes Mensuales.

La pantalla de Listado de Reportes Mensuales muestra las columnas siguientes:

Mes/Año: se refiere al mes y año que abarca el Reporte.
Estado: indica la fase de la generación en que se encuentra el Reporte.
Fecha de Generación: se refiere al día, mes y año en que se genera el Reporte.
Descargar: este enlace permite la descarga del Reporte.
Regenerar: realiza el recálculo del Reporte.
Reportado: indica que el Reporte ha sido entregado al SAT.

Descargar el Reporte

Haz clic en el enlace Descargar del Reporte. El sistema mostrará la siguiente ventana emergente que te permitirá Abrir o Guardar un archivo en formato “.txt” que contiene el reporte mensual.

El archivo que se descarga se presenta en el formato dispuesto en el Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal. Este reporte se debe entregar al SAT y contiene la información de todos los folios que se emitieron a sus Socios Comerciales en el mes anterior.

Abre el archivo con el programa Bloc de Notas y podrás ver cómo se conforma.

Cada renglón del archivo corresponde a un CFDI expedido y cada dato se separa por el carácter pipe ' | ' .Los valores de las columnas se presentan a continuación :

RFC del Socio Comercial.
Serie
Folio del CFDI.
Número de Aprobación.
Fecha y Hora de Expedición.
Monto de la operación.
Monto del Impuesto.
Estado del Comprobante.
Efecto del comprobante.
Pedimento.
Fecha de pedimento.
Aduana

El estado del comprobante puede ser:

Activo.
Cancelado.

El nombre del archivo del reporte se genera siguiendo el formato:

1: es un Comprobante Fiscal
AAA010101AAA: RFC de tu empresa
05: Mes de emisión
2010: Año de emisión.

Regenerar el Reporte

Haz clic en el enlace Regenerar del Reporte que quieres re-calcular.

Esta opción es útil si al final del mes se emitieron más CFDI y por ende se usaron más folios o bien, si se eliminaron CFDI o se cancelaron y se requiere actualizar el archivo.

Haz clic en el enlace Descargar para obtener la última versión actualizada. Así serán enviadas las siguientes notificaciones al(los) administrador(es) de la empresa:

El día configurado de generación de reporte mensual, con asunto: reporte mensual generado.
El día 25, con asunto: Reporte mensual no descargado.
El último día del mes, con asunto: Reporte mensual no descargado.

En caso de que el reporte haya sido generado, y el estado sea NUEVO, aparecerá el enlace Reportado con el que podrás indicar que el reporte descargado fue entregado al SAT.

El hecho de marcar un reporte como Reportado, no implica su envío al SAT. Esto deberás realizarlo de forma independiente a XSA.

Los CFDI que incluyan un reporte mensual marcado como reportado no podrán ser eliminados.

Cómo trabajar con los Reportes de Archivos Fuente

Los reportes de archivos fuente son reportes que se generan a partir de los archivos fuente recibidos desde el ERP o sistema contable, y contienen un estado de cada uno de los archivos que se recibieron sin reportar más de una vez el estado de un mismo archivo.

Al ingresar a este submenú, el sistema mostrará la pantalla de Listado de Archivos Fuente.

Las columnas que se muestran corresponden como se explica a continuación:

Fecha de Creación, que indica cuando se creó el reporte
Fecha Inicial, la fecha de inicio del rango de los archivos fuente recibidos de acuerdo a su fecha de recepción.
Fecha Final, la fecha de término del rango de los archivos fuente recibidos de acuerdo a su fecha de recepción;
Descargar, permite descargar el archivo del reporte generado ya sea en formato XML o en TXT, dependiendo de la configuración hecha para estos reportes.
- Haz clic en el botón del renglón correspondiente el Reporte de Archivos Fuente, para descargar el archivo TXT. El sistema mostrará la descarga respectiva.
- Haz clic en el botón del renglón correspondiente el Reporte de Archivos Fuente, para descargar el archivo TXT. El sistema mostrará la descarga respectiva.
- Haz clic en el botón el renglón correspondiente el Reporte de Archivos Fuente, para descargar el archivo XML. El sistema mostrará la descarga respectiva.

Nota: El tipo de salida del reporte especializado con plantilla predeterminada genera un tipo de archivo .txt, Generado y Error . Para reporte de emisión con plantilla predeterminada genera un archivo .txt y .xml .

Cómo trabajar con los Folios Pendientes

Esta sección proporciona información sobre los folios que no fueron usados para generar algún CFDI y poder hacer uso de ellos cuando se requiera. Al ingresar a esta opción del submenú, el sistema mostrará la pantalla siguiente.

Para localizar un Folio Pendiente debes anotar en el campo Año de la sección Opciones de Búsqueda el año del Folio.
Elige del cuadro de lista desplegable Mes, el mes correspondiente.
Elige del cuadro de lista desplegable Serie, la serie del Folio a localizar.
Haz clic en el botón Buscar. El sistema presentará en la sección Listado de folios pendientes aquellos que cumplan con los criterios de búsqueda que seleccionaste. O en su defecto haz clic en el botón Restablecer para limpiar los criterios de búsqueda.

Pendientes de Cancelación

En este apartado se almacenarán dos tipos de Estatus Vigente: No Cancelable y En Proceso.

No Cancelable: Comprobantes que tengan al menos un documento relacionado vigente. Para el estatus de cancelación "Cancelable con aceptación"; el Emisor solicita la cancelación y se genera un plazo de 72 horas para aceptar o rechazar la cancelación por parte del Receptor; el estatus de proceso de cancelación cambia a En Proceso.

Al ingresar a esta opción el sistema muestra la siguiente pantalla, la cual se divide en Opciones de Búsqueda y Listado de CFDI.

Como buscar un CFDI cancelado

1. Anota en el campo UUID, los primero 3 caracteres del UUID que se desea encontrar el o los CFDI si quieres efectuar la búsqueda bajo este criterio.

2. Haz clic en la flecha del cuadro de lista desplegable del campo Estatus y selecciona uno de los estatus disponibles.

5. Haz clic en la opción Búsqueda Avanzada para hacer una búsqueda especializada. El sistema desplegará otros campos para hacer la búsqueda más precisa.

Cómo trabajar con Conciliación

En este apartado podrás identificar los comprobantes emitidos/cancelados que han sido conciliados.

Se concilian todos los CFDIs Timbrados por Tralix que no estén en la XSA, estos serán mostrados en el Listado de CFDI.

1. Accede a CFDs >> Conciliación, el sistema desplegará la siguiente ventana.

2. Podrás hacer uso de los filtros de búsqueda para una mejor consulta:

Anota en el campo UUID, los primeros 4 caracteres del UUID que se desea encontrar.
Elige del cuadro de lista desplegable Buscar por, el criterio de búsqueda por RFC o Nombre del Socio Comercial y anota en el campo correspondiente este dato. Podrás ingresar sólo una parte del texto y se listaran todas las coincidencias con dicha entrada.
Haz clic en la flecha del cuadro de lista desplegable del campo Serie y selecciona una de las series disponibles para la Empresa o Sucursal en la que se está trabajando.
Marca la opción Ordenar por, para que el resultado de la búsqueda se ordene por los criterios de Fecha (en que se expidió el CFDI), Serie/Folio o Socio Comercial.

En Búsqueda avanzada, el sistema desplegará otros campos, para hacer más precisa la búsqueda.

Anota en el campo Folio Inicial, el número de folio de inicio, si es que deseas hacer la búsqueda por un rango de folios.
Anota en el campo Folio Final el número de folio de término, si es que deseas hacer la búsqueda por un rango de folios.
Anota en el campo Fecha Inicial la fecha de inicio de rango en el que deseas hacer la búsqueda.
Anota en el campo Fecha Final la fecha de término del rango en el que deseas hacer la búsqueda.
Las fechas Última Revisión Inicial y Última Revisión Final dependerá de cuando se haya iniciado el servicio, y de la última fecha de revisión, ya que a partir de que se inicie se estará realizando la conciliación de forma automática cada día.

Selecciona del cuadro de la lista desplegable Estatus Fiscal, en el que deseas hacer la búsqueda.
Haz clic en el botón Buscar. El sistema presentará en la sección Listado de CFDI aquellos que cumplan con los criterios de búsqueda que seleccionaste. O en su defecto haz clic en el botón Restablecer para limpiar los criterios de búsqueda.

3. En el Listado de CFDI te aparece una columna “Última revisión”, esta corresponde a la última fecha de conciliación realizada.

4. Podrás consultar el estatus fiscal actual de tu comprobante, sólo debes tener marcada la casilla correspondiente al CFDI a consultar y presionar el botón Actualiza Estatus.

5. El botón Descargar, te permitirá descargar los archivos XML y PDF, pero debes tener marcada la casilla correspondiente al CFDI cuya información deseas descargar. El sistema mostrará el siguiente mensaje de confirmación. Donde debes elegir el tipo de archivo a descargar.

En caso de seleccionar todos los registros de la página para descargar, sólo se descargarán los de la página activa.

Reporte CFDIs

Consiste en un reporte personalizado que se genera de forma manual, su función es la descarga de reportes de CFDIS, obteniéndose desde el XML.

1. Al ingresar a este submenú, el sistema mostrará la pantalla de Opción para reporte de CFDIS.

Nota:
- Solo aplica para XSA virtuales, no aplica para cajas.
- La generación de los reportes es bajo petición o de forma automatizada, en caso de realizar una consulta bajo petición deberás ingresar al menú Reporte de CFDIS y realizar una consulta, para que la solución XSA comience a elaborar el reporte.
- La generación del reporte está limitado a 200,000 registros.

2. Las opciones que se muestran corresponden a como se explica a continuación:

Fecha Inicial, la fecha inicio del periodo a consultar.
Fecha Final, la fecha fin del periodo a consultar.
Hora Inicial, la hora inicio del periodo.
Hora Final, la hora final del periodo.

3. Al seleccionar los datos correspondientes de clic en el botón 'Generar'. El sistema mostrará el siguiente mensaje de aviso: El reporte se encuentra en proceso de generación. Se agregará la consulta al apartado Reporte de Retenciones indicando el sistema el estado del reporte Generando.

4. Una vez Generado el reporte el sistema habilitará el botón CSV para su descarga.

5. Estructura del Reporte

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Nota:
- El reporte se consultará basándose en la información que tenga XSA y solo estarán disponibles los últimos 15 reportes.

Cómo gestionar los CFDI Historicos