Portal de Proveedores Carso 1 Introducción 1.1 ¿Qué es el Portal de Proveedores? El Portal de Proveedores es una plataforma centralizada que permite gestionar y controlar la relación documental entre una organización y sus proveedores. El sistema concentra en un mismo punto de operación la información relacionada con empresas, proveedores, usuarios, contratos, órdenes de compra y documentación, facilitando su administración y seguimiento durante todo su ciclo de vida. 1.2 Propósito del sistema El propósito del Portal de Proveedores es garantizar que cada proveedor entregue la documentación requerida, correspondiente a la empresa y relación contractual correctas, y que dicha documentación pueda ser revisada, validada y auditada de manera controlada. De esta forma, el sistema permite mantener la documentación organizada y trazable durante todo su ciclo de vida, desde su recepción y revisión hasta su actualización, vencimiento o sustitución. 2 Acceso al Portal 2.1 Inicio de sesión Para acceder al Portal de Proveedores, el usuario debe ingresar a la URL correspondiente al sistema. En la pantalla de inicio de sesión deberá proporcionar las credenciales asociadas a su cuenta: Nombre de usuario Contraseña Una vez ingresadas las credenciales, deberá iniciar sesión para acceder al sistema. Al ingresar correctamente, el sistema mostrará la pantalla inicial correspondiente al rol asignado al usuario. El Portal contempla los siguientes roles: Revisor Proveedor Administrador La información, funcionalidades y opciones disponibles pueden variar de acuerdo con el rol y los permisos asignados a cada usuario. Nota: La descripción de los roles, permisos y funcionalidades asociadas a cada uno se documentará en las secciones correspondientes de este manual. 2.2 Recuperación de contraseña En caso de que el usuario no recuerde su contraseña, podrá solicitar su recuperación desde la pantalla de inicio de sesión. Pasos para recuperar la contraseña En la pantalla de inicio de sesión, seleccionar la opción: ¿Olvidó su contraseña? El sistema mostrará la pantalla para solicitar el restablecimiento de contraseña. Ingresar el correo electrónico asociado a la cuenta. Seleccionar el botón Enviar enlace de recuperación.Nota: Durante el proceso de recuperación, el usuario también podrá seleccionar Volver al inicio de sesión para regresar a la pantalla anterior sin realizar cambios. Una vez que el usuario haya registrado su correo y seleccionado Enviar enlace de recuperación, el sistema mostrará una pantalla de confirmación con el siguiente mensaje. En esta pantalla estará disponible el botón → Ir al inicio de sesión, que permite regresar a la pantalla de acceso. El sistema enviará al correo registrado un enlace con las instrucciones para restablecer la contraseña. Es importante mencionar que el enlace de recuperación tiene una vigencia de 30 minutos. Revisar el correo electrónico recibido y seguir las instrucciones para establecer una nueva contraseña. Una vez restablecida la contraseña, regresar a la pantalla de inicio de sesión e ingresar nuevamente al Portal para comprobar que el acceso se realiza correctamente. Consideraciones El correo ingresado debe estar asociado a una cuenta registrada en el Portal. El enlace enviado para restablecer la contraseña tiene una vigencia de 30 minutos. Si el correo no se encuentra en la bandeja de entrada, se recomienda revisar la carpeta de Spam o Correo no deseado. Después de restablecer la contraseña, es necesario iniciar sesión nuevamente para verificar el acceso al sistema. 2.3 Pantalla inicial Después de iniciar sesión correctamente, el sistema muestra el Dashboard o pantalla inicial del Portal de Proveedores. La información y las funcionalidades disponibles en el Dashboard dependerán del rol y los permisos asignados al usuario. De acuerdo con el rol, el sistema mostrará la información, indicadores, accesos y opciones correspondientes a las actividades que el usuario tenga autorizadas. Los roles contemplados en el Portal son: Revisor Proveedor Administrador La descripción detallada de cada rol, así como las funcionalidades y permisos disponibles, se documentará en las secciones correspondientes de este manual. 3 Funcionalidades 3.1 Inicio | Dashboard El Dashboard es la pantalla inicial que se muestra al ingresar al Portal de Proveedores. La información, los indicadores y las opciones disponibles dependerán del rol y los permisos asignados al usuario. Nota: La descripción de esta sección se documentará una vez que se encuentre definida y validada su funcionalidad para cada rol.3.2 Gestión | Consulta histórico documental Esta sección permitirá consultar el historial documental relacionado con la operación del Portal de Proveedores. Nota: La descripción detallada de esta sección se documentará una vez que se encuentre definida y validada su funcionalidad.3.3 Configuración El módulo de Configuración concentra las opciones administrativas que permiten gestionar la información base del Portal de Proveedores. Únicamente el rol administrador puede gestionar este módulo. Las funcionalidades contempladas en este módulo son: Empresas Sector Proveedores Usuarios 3.3.1 Empresas El módulo de Empresas permite administrar los registros de las empresas que forman parte del Portal de Proveedores. Desde esta sección es posible consultar las empresas registradas, dar de alta nuevas empresas, editar su información, activar o inactivar registros y eliminar empresas. 3.3.1.1 Consulta de empresas Al ingresar al módulo de Empresas, el sistema muestra el grid/tabla con los registros disponibles y las opciones para administrarlos. Búsqueda por RFC El módulo cuenta con un campo de búsqueda que permite localizar empresas a partir de su RFC. Para realizar una búsqueda: Ingresar una letra o varios caracteres en el campo de búsqueda por RFC. El sistema mostrará los registros que coincidan con el texto ingresado. Ejemplo: Columnas del grid El grid presenta la siguiente información: Columna Descripción Selección Casilla de verificación que permite seleccionar uno o varios registros para ejecutar acciones sobre ellos. RFC RFC registrado para la empresa. Razón social Nombre o razón social de la empresa. Sector Sector asignado a la empresa. Estatus Etiqueta que indica si la empresa (RFC) se encuentra o dentro del sistema. El sector asociado a cada empresa se administra desde el módulo de Sector. El alta de sectores es una función exclusiva del usuario con rol Administrador. Paginación La pantalla cuenta con controles de paginación que permiten configurar la cantidad de registros visibles por página y desplazarse entre las páginas disponibles. El usuario puede seleccionar entre 20, 50 o 100 registros por página. El sistema muestra el rango de registros que se visualizan y el total de registros disponibles. Ejemplo: 3.3.1.2 Alta de empresa Esta funcionalidad permite registrar una nueva empresa en el Portal de Proveedores. Pasos para registrar una empresa Ingresar al módulo de Empresas desde el menú lateral, en la sección Configuración. Seleccionar el botón . El sistema mostrará una ventana para capturar los datos de la empresa. Ingresar la información solicitada: Campo Descripción Obligatorio RFC Registro Federal de Contribuyentes de la empresa. Sí Razón social Nombre o denominación legal de la empresa. Sí Sector Sector al que pertenece la empresa. Sí . ..................---............. Seleccionar Guardar para registrar la empresa o Cancelar para cerrar la ventana sin guardar los cambios. Si la información es válida y las validaciones se completan correctamente, el sistema registra la empresa y muestra el siguiente mensaje: . Validaciones del sistema Durante el registro, el sistema realiza las siguientes validaciones: Estructura del RFC: verifica que el RFC cumpla con la estructura esperada. Si el formato no es válido, el campo se resalta en rojo y el sistema no permite guardar la empresa. Validación ante el SAT: verifica que el RFC no se encuentre en los listados del SAT que impidan su registro. Si la validación no es satisfactoria, el sistema bloquea el alta y muestra un mensaje de error con el estatus correspondiente. El mensaje de error puede presentarse con la siguiente estructura: Si el RFC no cumple con una estructura válida o si no se registran todos los datos obligatorios.Los campos en cuestión se resaltan en rojo y el sistema no permite guardar la empresa. El RFC se encuentra en el listado del SAT. El error será:No se puede dar de alta el proveedor. EI RFC se encuentra en el listado del SAT. Estatus fiscal: No localizado. El estatus fiscal mostrado dependerá del resultado de la validación realizada por el sistema. 3.3.1.3 Editar empresa Esta funcionalidad permite modificar la información de una empresa previamente registrada. Pasos para editar una empresa Localizar la empresa que se desea modificar en la cuadrícula. Seleccionar el registro correspondiente. Hacer clic en el botón Editar. Modificar los datos permitidos: RFC, razón social o sector. Seleccionar Guardar cambios para aplicar las modificaciones o Cancelar para cerrar la ventana sin guardar los cambios. Resultado esperado Cuando la actualización se realiza correctamente, el sistema muestra el siguiente mensaje: Cambios guardados La empresa se actualizó correctamente. 3.3.1.4 Inactivar empresa Esta funcionalidad permite cambiar el estatus de una empresa activa a inactiva. El registro permanece en el sistema y podrá activarse nuevamente cuando sea necesario. Pasos para inactivar una empresa Localizar la empresa o las empresas que se desean inactivar. Seleccionar los registros mediante las casillas de verificación de la cuadrícula. Hacer clic en el botón Inactivar. El sistema mostrará una ventana de confirmación. Verificar la información y seleccionar Inactivar para confirmar la operación o Cancelar para cerrar la ventana sin realizar cambios. Mensajes de confirmación El mensaje dependerá de la cantidad de empresas seleccionadas. Cuando se selecciona una empresa: ¿Inactivar empresa? La empresa [Nombre de la empresa] quedará inactiva hasta que sea reactivada. Cuando se seleccionan varias empresas: ¿Inactivar empresa? Las [número de empresas seleccionadas] empresas seleccionadas quedarán inactivas hasta que sean reactivadas. Resultado esperado Una vez confirmada la operación, el sistema cambia el estatus de los registros seleccionados y muestra el siguiente mensaje: Empresa inactivada La empresa quedó inactiva correctamente. 3.3.1.5 Eliminar empresa Esta funcionalidad permite eliminar uno o varios registros de empresas del sistema. Pasos para eliminar una empresa Localizar la empresa o las empresas que se desean eliminar. Seleccionar los registros mediante las casillas de verificación de la cuadrícula. Hacer clic en el botón Eliminar. El sistema mostrará una ventana de confirmación. Verificar los registros que se eliminarán y seleccionar Eliminar para confirmar la operación o Cancelar para cerrar la ventana sin realizar cambios. Mensajes de confirmación El mensaje dependerá de la cantidad de empresas seleccionadas. Cuando se selecciona una empresa: ¿Eliminar empresa? Estás por eliminar a [Nombre de la empresa]. Esta acción no se puede deshacer. Cuando se seleccionan varias empresas: ¿Eliminar empresa? Estás por eliminar [número de empresas seleccionadas] empresas. Esta acción no se puede deshacer. Resultado esperado Una vez confirmada la operación, el sistema elimina los registros seleccionados y muestra el siguiente mensaje: Empresa eliminada El registro se eliminó correctamente del sistema. Importante: Antes de confirmar la eliminación, verifica que los registros seleccionados sean los correctos, ya que el mensaje del sistema indica que esta acción no se puede deshacer. 3.3.1.6 Activar empresa Esta funcionalidad permite volver a habilitar una empresa que se encuentra inactiva en el sistema. Pasos para activar una empresa Localizar la empresa o las empresas que se desean activar. Seleccionar los registros mediante las casillas de verificación de la cuadrícula. Hacer clic en el botón Activar. El sistema mostrará una ventana de confirmación. Seleccionar Activar para confirmar la operación o Cancelar para cerrar la ventana sin realizar cambios. Mensajes de confirmación El mensaje dependerá de la cantidad de empresas seleccionadas. Cuando se selecciona una empresa: ¿Activar empresa? La empresa [Nombre de la empresa] volverá a estar disponible en el sistema. Cuando se seleccionan varias empresas: ¿Activar empresa? Las [número de empresas seleccionadas] empresas seleccionadas volverán a estar disponibles en el sistema. Resultado esperado Una vez confirmada la operación, el sistema cambia el estatus de los registros seleccionados a activo y muestra el siguiente mensaje: Empresa activada La empresa se activó correctamente. 3.3.2 Sector Esta sección se documentará posteriormente. 3.3.3 Proveedores Esta sección se documentará posteriormente. 3.3.4 Roles y usuarios Esta sección se documentará posteriormente.3.1 Inicio | Dashboard El Dashboard es la pantalla inicial que se muestra al ingresar al Portal de Proveedores. La información, los indicadores y las opciones disponibles dependerán del rol y los permisos asignados al usuario. Nota: La descripción de esta sección se documentará una vez que se encuentre definida y validada su funcionalidad para cada rol.