4 Configuración

El módulo de Configuración concentra las opciones administrativas que permiten gestionar la información base del Portal de Proveedores. Únicamente el rol administrador puede gestionar este módulo. Las funcionalidades contempladas en este módulo son: - Empresas - Sector - Proveedores - Usuarios

4.1 Empresas

El módulo de Empresas permite administrar los registros de las empresas que forman parte del Portal de Proveedores. Desde esta sección es posible consultar las empresas registradas, dar de alta nuevas empresas, editar su información, activar o inactivar registros y eliminar empresas.

.

4.1.1 Alta de empresa

Esta funcionalidad permite registrar una nueva empresa en el Portal de Proveedores.

Pasos para registrar una empresa

  1. Ingresar al módulo de Empresas desde el menú lateral, en la sección Configuración.
  2. Seleccionar el botón .
  3. El sistema mostrará una ventana para capturar los datos de la empresa.
  4. Ingresar la información solicitada:
    Campo Descripción Obligatorio
    RFC Registro Federal de Contribuyentes de la empresa. Sí
    Razón social Nombre o denominación legal de la empresa. Sí
    Sector Sector al que pertenece la empresa. Sí
    Ejemplo:
    . ..................-            --.............
  5. Seleccionar Guardar para registrar la empresa o Cancelar para cerrar la ventana sin guardar los cambios.
  6. Si la información es válida y las validaciones se completan correctamente, el sistema registra la empresa y muestra el siguiente mensaje:

   .

Validaciones del sistema

Durante el registro, el sistema realiza las siguientes validaciones:

  • Estructura del RFC: verifica que el RFC cumpla con la estructura esperada. Si el formato no es válido, el campo se resalta en rojo y el sistema no permite guardar la empresa.
  • Validación ante el SAT: verifica que el RFC no se encuentre en los listados del SAT que impidan su registro. Si la validación no es satisfactoria, el sistema bloquea el alta y muestra un mensaje de error con el estatus correspondiente.

El mensaje de error puede presentarse con la siguiente estructura:

  • Si el RFC no cumple con una estructura válida o si no se registran todos los datos obligatorios.
    Los campos en cuestión se resaltan en rojo y el sistema no permite guardar la empresa.
  • El RFC se encuentra en el listado del SAT. El error será:
    No se puede dar de alta el proveedor. EI RFC se encuentra en el listado del SAT. Estatus fiscal: No localizado. 
    El estatus fiscal mostrado dependerá del resultado de la validación realizada por el sistema.
4.1.2 Editar empresa

Esta funcionalidad permite modificar la información de una empresa previamente registrada.

Pasos para editar una empresa

  1. Localizar la empresa que se desea modificar.
  2. Seleccionar el registro correspondiente.
  3. Hacer clic en el botón Editar.

  4. Modificar los datos permitidos: RFC, razón social o sector.
  5. Seleccionar Guardar cambios para aplicar las modificaciones o Cancelar para cerrar la ventana sin guardar los cambios.

    Ejemplo: 

    ...................................................

Resultado esperado

Cuando la actualización se realiza correctamente, el sistema muestra el siguiente mensaje:

......................................

4.1.3 Inactivar empresa

Esta funcionalidad permite cambiar el estatus de una empresa activa a inactiva. El registro permanece en el sistema y podrá activarse nuevamente cuando sea necesario.

Pasos para inactivar una empresa

  1. Localizar la empresa o las empresas que se desean inactivar.
  2. Seleccionar los registros mediante las casillas de verificación.
  3. Hacer clic en el botón Inactivar.

  4. El sistema mostrará la siguiente ventana de confirmación.

    ....................................................

  5. Verificar la información y seleccionar Inactivar para confirmar la operación o Cancelar para cerrar la ventana sin realizar cambios.

  6. Una vez confirmada la operación, el sistema cambia el estatus de los registros seleccionados y muestra el siguiente mensaje:

.....................................

Mensajes de confirmación

El mensaje dependerá de la cantidad de empresas seleccionadas.

Cuando se selecciona una empresa:

¿Inactivar empresa?
La empresa [Nombre de la empresa] quedará inactiva hasta que sea reactivada.

Cuando se seleccionan varias empresas:

¿Inactivar empresa?
Las [número de empresas seleccionadas] empresas seleccionadas quedarán inactivas hasta que sean reactivadas.

4.1.4 Activar empresa

Esta funcionalidad permite volver a habilitar una empresa que se encuentra inactiva en el sistema.

Pasos para activar una empresa

  1. Localizar la empresa o las empresas que se desean activar.
  2. Seleccionar los registros mediante las casillas de verificación.
  3. Hacer clic en el botón Activar.

  4. El sistema mostrará la siguiente ventana de confirmación.

    .................................  ...............

  5. Seleccionar Activar para confirmar la operación o Cancelar para cerrar la ventana sin realizar cambios.

  6. Una vez confirmada la operación, el sistema cambia el estatus de los registros seleccionados a activo y muestra el siguiente mensaje:

    ...................................

Mensajes de confirmación

El mensaje dependerá de la cantidad de empresas seleccionadas.

Cuando se selecciona una empresa:

¿Activar empresa?
La empresa [Nombre de la empresa] volverá a estar disponible en el sistema.

Cuando se seleccionan varias empresas:

¿Activar empresa?
Las [número de empresas seleccionadas] empresas seleccionadas volverán a estar disponibles en el sistema.

4.1.5 Eliminar empresa

Esta funcionalidad permite eliminar uno o varios registros de empresas del sistema. Aunque los registros sean eliminados, la trazabilidad de la operación se conservará en los logs para fines de auditoría y seguimiento.

Pasos para eliminar una empresa

  1. Localizar la empresa o las empresas que se desean eliminar.
  2. Seleccionar los registros mediante las casillas de verificación.
  3. Hacer clic en el botón Eliminar.

  4. El sistema mostrará la siguiente ventana de confirmación.

    ......................................................

    Importante: Antes de confirmar la eliminación, se debe verificar que los registros seleccionados sean los correctos, ya que el mensaje del sistema indica que esta acción no se puede deshacer.

     

  5. Verificar los registros que se eliminarán y seleccionar Eliminar para confirmar la operación o Cancelar para cerrar la ventana sin realizar cambios.
  6. Una vez confirmada la operación, el sistema elimina los registros seleccionados y muestra el siguiente mensaje:

    .................  ....  ...

Mensajes de confirmación

El mensaje dependerá de la cantidad de empresas seleccionadas.

Cuando se selecciona una empresa:

¿Eliminar empresa?
Estás por eliminar a [Nombre de la empresa]. Esta acción no se puede deshacer.

Cuando se seleccionan varias empresas:

¿Eliminar empresa?
Estás por eliminar [número de empresas seleccionadas] empresas. Esta acción no se puede deshacer.

4.1.6 Consulta de empresas

Al ingresar al módulo de Empresas, el sistema muestra el grid/tabla con los registros disponibles y las opciones para administrarlos.

Búsqueda por RFC

El módulo cuenta con un campo de búsqueda que permite localizar empresas a partir de su RFC.

Para realizar una búsqueda:

  1. Ingresar al menos 3 letras o caracteres en el campo de búsqueda por RFC.
  2. El sistema mostrará los registros que coincidan con el texto ingresado.

Ejemplo:

Columnas del grid

El grid presenta la siguiente información:

Columna Descripción
Selección Casilla de verificación que permite seleccionar uno o varios registros para ejecutar acciones sobre ellos.
RFC RFC registrado para la empresa.
Razón social Nombre o razón social de la empresa.
Sector Sector asignado a la empresa.
Estatus Etiqueta que indica si la empresa (RFC) se encuentra o dentro del sistema.

El sector asociado a cada empresa se administra desde el módulo de Sector. El alta de sectores es una función exclusiva del usuario con rol Administrador.

4.1.7 Paginación

La pantalla cuenta con controles de paginación que permiten configurar la cantidad de registros visibles por página y desplazarse entre las páginas disponibles.

El usuario puede seleccionar entre 20, 50 o 100 registros por página.

El sistema muestra el rango de registros que se visualizan y el total de registros disponibles.

Ejemplo: 

 

4.2 Sector

El módulo Sector permite al usuario con rol Administrador crear y administrar los sectores que posteriormente podrán ser asociados a una empresa.

Los sectores funcionan como etiquetas que permiten clasificar a las empresas de acuerdo con su actividad o categoría. Algunos ejemplos son:

  • Energía

  • Construcción

  • Tecnología

  • Servicios

  • Manufactura

El sistema permite crear tantos sectores como sean necesarios, ya que no existe un límite predefinido en la cantidad de sectores que pueden registrarse.

4.2.1 Reglas de los sectores

Para garantizar la correcta administración de los sectores, el sistema considera las siguientes reglas:

  • El nombre del sector es obligatorio.

  • No se permite registrar dos sectores con el mismo nombre.

  • No existe un límite predefinido en la cantidad de sectores que pueden registrarse.

  • Los sectores pueden encontrarse en estado Activo o Inactivo.

  • Un sector puede asociarse posteriormente a una empresa desde el módulo Empresas.

  • No es posible eliminar/inactivar un sector que tenga empresas asociadas. Si se intenta eliminar/inactivar un sector con empresas relacionadas, el sistema mostrará un mensaje indicando que existen empresas asociadas y que, para poder eliminarlo, primero será necesario asignar dichas empresas a otro sector.

    Mensaje de error al eliminar un sector asociado:

    Mensaje de error al inactivar un sector asociado:

  • Una vez que el sector no tenga empresas asociadas, podrá realizarse la acción de eliminación/inactivación.

4.2.2 Alta de sector

Esta funcionalidad permite registrar un nuevo sector en el sistema.

Pasos para registrar un sector

  1. Ingresar al módulo Sector desde la sección Configuración.

  2. Seleccionar el botón .

  3. El sistema mostrará la ventana correspondiente para registrar el sector.

  4. Ingresar el Nombre del sector.


                                  Ejemplo:

    ........                           ................

  5. Seleccionar Guardar para registrar el sector o Cancelar para cerrar la ventana sin guardar cambios.

  6. El sistema valida que no exista previamente un sector con el mismo nombre. Si el nombre ya se encuentra registrado, el sistema no permitirá crear un nuevo sector con la misma denominación.

    ...............................  ....

  7. Cuando el registro se realiza correctamente, el sistema guarda el sector y mostrará el siguiente mensaje de confirmación correspondiente:

...............................  ....... 

4.2.3 Editar sector

Esta funcionalidad permite modificar el nombre de un sector previamente registrado.

Pasos para editar un sector

  1. Localizar el sector que se desea modificar.

  2. Seleccionar el registro correspondiente.

  3. Hacer clic en el botón Editar.

  4. Modificar el Nombre del sector.

    ................   ............   .......................

  5. Seleccionar Guardar cambios para aplicar la modificación o Cancelar para cerrar la ventana sin guardar cambios.

  6. El sistema deberá validar que el nuevo nombre no corresponda a un sector que ya se encuentre registrado. Cuando la actualización se realiza correctamente, el sistema guarda los cambios y muestra el mensaje de confirmación correspondiente:

     

    ..................     ...............

Nota: A diferencia de las opciones de Activar, Inactivar y Eliminar, la edición permite trabajar únicamente con un sector a la vez.

4.2.4 Inactivar sector

Esta funcionalidad permite cambiar el estado de uno o varios sectores de Activo a Inactivo.

La inactivación puede realizarse sobre uno o varios registros simultáneamente.

Pasos para inactivar sectores

  1. Localizar los sectores que se desean inactivar.

  2. Seleccionar uno o varios registros mediante las casillas de selección.

  3. Hacer clic en el botón Inactivar.

  4. El sistema mostrará la siguiente ventana de confirmación.

    ...........                                         .

  5. Seleccionar Inactivar para confirmar la operación o Cancelar para cerrar la ventana sin realizar cambios.

  6. Una vez confirmada la operación, los sectores seleccionados cambiarán a estado Inactivo y el sistema mostrará el mensaje de confirmación correspondiente.

    .                      ....

Nota: Un sector inactivo permanece registrado en el sistema y puede volver a activarse posteriormente.

Importante: No es posible inactivar un sector que tenga empresas asociadas. Si se intenta inactivar un sector con empresas relacionadas, el sistema mostrará un mensaje indicando que existen empresas asociadas y que, para poder inactivarlo, primero será necesario asignar dichas empresas a otro sector.

Mensaje de error al inactivar un sector asociado:
Una vez que el sector no tenga empresas asociadas, podrá realizarse la acción de inactivación.

4.2.5 Activar sector

Esta funcionalidad permite cambiar el estado de uno o varios sectores de Inactivo a Activo.

La activación puede realizarse sobre uno o varios registros simultáneamente.

Pasos para activar sectores

  1. Localizar los sectores que se desean activar.

  2. Seleccionar uno o varios registros mediante las casillas de selección.

  3. Hacer clic en el botón Activar.

  4. El sistema mostrará la siguiente ventana de confirmación.

    ...........                                         .

  5. Seleccionar Activar para confirmar la operación o Cancelar para cerrar la ventana sin realizar cambios.

  6. Una vez confirmada la operación, el/los sector(es) seleccionado(s) cambiarán a estado Activo y el sistema mostrará el mensaje de confirmación correspondiente:

    .                      ....

4.2.6 Eliminar sector

Esta funcionalidad permite eliminar uno o varios sectores registrados en el sistema.

La eliminación puede realizarse sobre uno o varios registros simultáneamente.

Pasos para eliminar sectores

  1. Localizar los sectores que se desean eliminar.

  2. Seleccionar uno o varios registros mediante las casillas de selección.

  3. Hacer clic en el botón Eliminar.

  4. El sistema mostrará una ventana de confirmación.

  5. Verificar los registros seleccionados.

  6. Seleccionar Eliminar para confirmar la operación o Cancelar para cerrar la ventana sin realizar cambios.

Resultado esperado

Una vez confirmada la operación, el sistema eliminará los sectores seleccionados y mostrará el mensaje de confirmación correspondiente.

Importante: Antes de confirmar la eliminación, se recomienda verificar los registros seleccionados, ya que la eliminación debe considerarse una acción definitiva.

4.2.7 Consulta de sectores

Al ingresar al módulo Sector, el sistema muestra el grid/tabla con los registros disponibles y las opciones para administrarlos.

Columnas del grid

El grid presenta la siguiente información:

Columna Descripción
Nombre Nombre asignado al sector.
Estatus Indica si el sector se encuentra se encuentra o dentro del sistema..

El grid también cuenta con una casilla de selección que permite seleccionar uno o varios sectores para realizar acciones de Activar, Inactivar o Eliminar.

La acción de Editar se realiza únicamente sobre un sector a la vez.

Búsqueda de sectores

El módulo cuenta con una opción de búsqueda que permite localizar sectores registrados.

Para realizar una búsqueda:

  1. Ingresar al menos 3 caracteres en el campo de búsqueda.

  2. El sistema mostrará los sectores que coincidan con los caracteres ingresados.

Esta opción facilita la localización de un sector cuando existe un número considerable de registros.

4.2.8 Paginación

La pantalla de Sector cuenta con controles de paginación que permiten consultar los registros de manera organizada cuando existen múltiples sectores registrados.

El usuario puede seleccionar la cantidad de registros que desea visualizar por página y utilizar los controles de navegación para desplazarse entre las diferentes páginas: 20, 50 o 100 registros por página.

El sistema muestra el rango de registros visualizados y el total de registros disponibles.

Ejemplo: 

 

 

4.3 Proveedores

Esta sección se documentará posteriormente.

 

4.4 Usuarios

Esta sección se documentará posteriormente.